Manuales de Organización y de Procedimientos

1. Manual de Organización

Definición:
Es un documento que describe la estructura organizacional de una entidad, detallando la misión, visión, objetivos, estructura jerárquica y las funciones de cada área o departamento. Su objetivo es clarificar cómo se distribuyen las responsabilidades y cómo se interrelacionan las áreas de la organización.

Objetivo:
El manual de organización sirve para dar claridad sobre la estructura y responsabilidades dentro de la organización, fomentando la alineación entre departamentos y facilitando la orientación de los nuevos empleados.

Contenido típico de un Manual de Organización:

• Introducción: Propósito y alcance del manual.

• Misión, Visión y Valores: Principios rectores de la organización.

• Objetivos organizacionales: Metas generales que guían el trabajo de la organización.

• Estructura organizacional: Descripción de los niveles jerárquicos y la relación entre las diferentes áreas.

• Organigrama: Representación gráfica de la estructura jerárquica.

• Descripción de áreas y funciones: Explicación detallada de las funciones y responsabilidades de cada departamento y los puestos clave dentro de ellos.

• Relaciones de coordinación: Descripción de cómo interactúan y colaboran las distintas áreas.

2. Manual de Procedimientos

Definición:
Es un documento que detalla los procesos y procedimientos específicos que se deben seguir para ejecutar tareas recurrentes dentro de una organización. Este manual establece instrucciones paso a paso para realizar tareas, incluyendo los responsables, tiempos, recursos necesarios y políticas que deben seguirse.

Objetivo:
El manual de procedimientos facilita la estandarización y calidad de las operaciones, asegurando que las tareas se realicen de forma consistente y eficiente. También ayuda a que los empleados comprendan mejor su rol en los procesos y facilita la capacitación de nuevos empleados en tareas específicas.

Contenido típico de un Manual de Procedimientos:

• Introducción: Propósito y alcance del manual, y definiciones clave.

• Mapa de procesos: Representación visual que muestra la secuencia de los procedimientos.

• Descripción de cada procedimiento: Detalle paso a paso del proceso, incluyendo:

  • Objetivo: Finalidad del procedimiento.

  • Alcance: Áreas involucradas en el proceso.

  • Responsables: Personas o puestos responsables en cada etapa.

  • Materiales o recursos: Herramientas, documentos y recursos necesarios.

  • Instrucciones paso a paso: Descripción detallada de cada paso del procedimiento.

  • Flujogramas: Diagramas que representan visualmente la secuencia de pasos.

  • Indicadores de desempeño: Criterios para evaluar la eficacia y eficiencia del procedimiento.

  • Políticas y normativas: Reglas o regulaciones internas que aplican al procedimiento.